Verwaltungsoptimierung an der Universität Luxemburg

Ziel des Projektes war es, Empfehlungen zur Weiterentwicklung des administrativen Bereichs an der Universität Luxemburg zu erarbeiten.Die Universität Luxemburg befand sich während der Projektphase in einem Prozess der Gründung: Sie ist 2003 aus dem Centre Universitaire de Luxembourg, einem Institut Supérieur de Technologie, einem Institut Supérieur d’Etudes et de Recherches Pédagogiques und einem Institut d’Etudes Educatives et Sociales hervorgegangen. Die verschiedenen Vorgängereinrichtungen sollten einerseits miteinander verbunden werden, andererseits sollte die neue Universität sich durch ein völlig neues Profil von diesen unterscheiden. Die administrativen Organisationsstrukturen sollten diesem Prozes folgen. Einerseits mussten die Zusammenlegungen der Vorgängereinrichtungen aufeinander abgestimmt und neu organisieren werden, andererseits ergaben sich neue Anforderungen. Im Projekt sollten die existierenden administrativen Strukturen untersucht werden, um Handlungsempfehlungen abzuleiten.In einer Analysephase wurden die wesentlichen Ausgangsdaten erhoben und Interviews mit dem Rektorat und den Dekanen über Defizite und gewünschte Lösungen geführt. Eine Befragung von Verwaltungsmitarbeitern folgte, um aus der internen Perspektive die Ist-Situation zu erfassen und Entwicklungsperspektiven zu sammeln. Ebenso wurde eine Studierendenbefragung zum Leistungsstand der Verwaltung durchgeführt. Um die Ergebnisse besser einordnen und bewerten zu können, hat CHE Consult eine internationale Benchmarking-Studie durchgeführt und ein Referenzsystem für Vergleiche und good-practice-Beispiele entwickelt.Das Gutachten empfiehlt, als nächste Entwicklungsschritte verbindliche Verfahrensbeschreibungen sowie ein IT-gestütztes Datensystem zu etablieren. Das Datensystem soll Personal- und Finanzdaten verknüpfen und die zentrale Verwaltung der Studierendendaten ermöglichen. Um eine dezentrale Budgetkontrolle zu ermöglichen und gleichzeitig der Hochschulleitung Informationen für zentrale Planungsentscheidungen zur Verfügung zu stellen, sollte ein zentrales Kennzahlenset entwickelt und zwischen den dezentralen und der zentralen Einheit abgestimmt werden. Weiter plädiert das Gutachten für ein zentrales Front Office im Bereich Studierendenservice. In mittelfristiger Perspektive empfiehlt CHE Consult, ein integriertes Wissenschaftsmanagement aufzubauen. Dies sollte insbesondere der Förderung von Forschung und Transfer dienen.